Bedingungen für gute Team-Treffen

Team-Treffen sind so unterschiedlich, wie die Menschen, die daran teilnehmen und die Unternehmen und Organisationen, in denen sie stattfinden. Dennoch gibt es einige allgemeine Tipps, die helfen, Meetings konstruktiv und kurzweilig zu halten!

 Entscheidend für gute, also produktive, stärkende, sinnvolle Meetings ist ein Wechselspiel von

 

- Etablierung von Strukturen und

- Hinterfragen und Verändern dieser Strukturen

 

Bei mangelnder Struktur wirken Gruppendynamiken, die wenig Zusammenhang zur Aufgabe des Teams haben.

Bei zuviel Routine geht verloren, wozu sich wer trifft und welcher Rahmen dafür dienlich ist.

 

Deshalb hier Fragen, die helfen Strukturen zu überprüfen und zu schaffen:

  • Was ist das Ziel / sind die Ziele des Treffens?
  • Wen braucht es dazu?
  • Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend?
  • Ist die Dauer passend? Sind Beginn und Ende pünktlich und passt es so, wie es ist?
  • Gibt es eine Vorbereitung? Wer führt sie durch?
  • Gibt es eine Agenda? Wie kommt sie zustande?
  • Gibt es eine Dokumentation? Stimmt die Form noch?
  • Passen die Räumlichkeiten für ein gutes Treffen?
  • Gibt es eine Moderation? Soll es einen Wechsel geben?

Tipps zur Durchführung:

  • Sinn und Zweck / Ziele für ein Treffen klar zu vereinbaren gibt Richtung und Energie.
  • Dazu gehört eine Prüfung: Sind die Ziele erreicht worden; weiß jeder, was zu tun ist?
  • Eine Moderation, die geeignete Methoden einbringt, ist hilfreich.
  • Oft ist die "Befindlichkeitsrunde" verpönt - es ist aber hilfreich, am Anfang eine authentische Kultur zu etablieren, was Menschen in der Arbeit wirklich beschäftigt. Dann sind wesentliche Informationen am Tisch, dazu gehören tlw. auch private Themen, v.a. wenn diese in die Arbeit hereinspielen. Hilfreich sind Zeitbeschränkungen.
  • Ein Timekeeper, jemand, der auf die Zeit achtet ist hilfreich.
  • lieber weniger Tagesordnungspunkte und dafür diese wirklich bearbeiten.
  • dazu gehört eine Priorisierung: Was ist wesentlich? Was ist wichtig? Was ist dringend? - unbedingt einige wichtige/wesentliche Punkte auch bearbeiten, sonst ist man getrieben von vordergründigen Dringlichkeiten.
  • Klar haben, was bei welchem Punkt erforderlich ist: Geht es um Information? Geht es um gemeinsame Ideenfindung? Problemlösung? Entscheidung finden? Anerkennung? Aufgabenverteilung? Dafür sind unterschiedliche Prozesse notwendig, die unterschiedlich viel Zeit benötigen.
  • Agenda vorher aussenden oder gemeinsam erstellen, verkürzt das Treffen.

Es gibt viele Typisierungen von Team-Treffen. Eine sinnvolle Unterscheidung ist jene zwischen mehr koordinierenden und stärker ko-kreierenden Meetings. Bei der Koordination geht es um die Abstimmung und Information von alltäglichen Belangen. Bei der Ko-Kreation geht es um die gemeinsame Schöpfung neuer, besser passender Strukturen, der Integration von Erfahrungen und einem Team-Building, im Sinne einer Bereinigung von angesammelten Spannungen.

 

Für zweiteren Typ eignen sich längere Treffen oder Klausuren. Manchmal ist es sinnvoll, sich dabei extern begleiten zu lassen.

 

Aber auch in „regulären“ Meetings kommen sowohl ko-kreierende, als auch koordinierende Elemente vor.

 

Bei jedem Treffen und jedem Punkt eines Treffens gibt es die Abfolge von Öffnen – Bearbeiten – Schließen. Wichtig ist ein Gleichgewicht aller Schritte – lasse ich zu wenig Zeit zum öffnen, werden die Themen nie in der Tiefe und Breite bearbeitet; gebe ich dem Schließen zu wenig Aufmerksamkeit, bleibt unklar, auf was man sich geeinigt hat und wer was zu tun hat.

 

In der Fachliteratur wird das Erstellen von Besprechungsregeln vorgeschlagen. Einige Beispiele:

  • Pünktlichkeit. Wer zu spät kommt, zahlt 5 Euro in die Teamkassa oder trägt ein Lied vor.
  • Agenda wird rechtzeitig erstellt und versendet und sichtbar im Raum platziert.
  •  Es werden nur jene zu einem Treffen eingeladen, die zu den Themen etwas beitragen können und interessiert sind.
  • Ausreden lassen!
  • Kurz fassen!
  • Die Person mit der geringsten Seniorität im Raum, soll ihre Ideen zuerst kundtun.
  •  Zum Schluss jedes Treffens gibt es eine Abschlussrunde.
  • Jedes Treffen wird protokolliert in Bezug auf die behandelten Punkte, die Entscheidungen und die To Do`s - es gibt auch einen Parkplatz für Themen, die ein andermal drankommen.
  • Wir setzen um, was wir beschlossen haben bzw. kommunizieren, wenn eine Umsetzung nicht erfolgt.

 Online-Treffen:

können im Grunde ganz ähnlich ablaufen Eine Agenda lässt sich beispielsweise online auch gut (gemeinsam) erstellen etc.

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